Kaip rašyti laiškus: 6 įtikinamo laiško komponentai

<

Elektroninė korespondencija visada buvo ir tebėra pagrindinis bendravimo būdas verslo pasaulyje. Tinkamai parašytas laiškas reiškia pusę sėkmės. Tačiau tokios raidės negali padaryti visų. Kartais, skaitant laišką su verslo pasiūlymu, tampa visiškai neaišku, ką tiksliai jie nori jums pasiūlyti, kokią naudą gausite iš to ir kodėl jūs praleisite savo laiką, skaitydami ir suprasdami šį laišką.

Gebėjimas rašyti teisingus, įtikinamus laiškus ateina su praktika. Ir tai yra gerai, kai sukaupta patirtis yra dalijamasi, leidžiant kitiems žmonėms nesileisti į tą patį grėblys. „Jeffrey James“, „Business Words for Business Topics Experts“ autorius, siūlo savo paprastą 6 žingsnių įtikinamą raidžių rašymo sistemą.


Autorinės teisės Shutterstock

1. Visada aiškiai apie tai, ką ketinate rašyti.

Pagrindinis šio laiško tikslas yra padaryti gavėją tam tikrą sprendimą. Todėl, prieš pradėdami rašyti laišką, dar kartą paklauskite savęs, ką tiksliai norite iš gavėjo? Kokį sprendimą jis turėtų priimti po jūsų laiško skaitymo?

Šiuo atveju netikrumas yra jūsų prisiekęs priešas. Kuo aiškiau tavo tikslas, tuo labiau įtikins jūsų laišką.

2. Pradėkite laišką su savo nuomone.

Jūsų išvada - tai sprendimas, kurį gavėjas turi priimti pagal jūsų laiško turinį.

Mokykloje buvo mokoma visada pradėti nuo įrašo. Jei rašote įtikinamus laiškus, šis teiginys yra neteisingas. Verslo pasaulyje kiekvienas yra per daug užsiėmęs, kad įvertintų jūsų literatūrinius gebėjimus. Todėl turėtumėte nedelsiant pradėti verslą.

Pavyzdžiui, norite gauti savo viršininkų leidimą įdiegti sporto salę vienoje iš jūsų įmonės patalpų.

Klaidingas:

"Jim,
Kaip žinote, šiuo metu pagrindinė problema yra darbuotojų nebuvimas darbe, kuris turi gana didelį finansinį poveikį tiek mūsų įmonei, tiek kitoms mūsų pramonės įmonėms ... blah blah blah ... Taigi turėtume apsvarstyti galimybę skirti pinigus sporto salės išdėstymas pagrindinėje mūsų įmonės buveinėje. "

Teisingas:

"Jim,
Noriu, kad jūs patvirtintumėte sporto salės įrengimą mūsų biure. "

3. Padalinkite savo argumentus į keletą lengvai virškinamų dalių.

Jei norite, kad argumentai būtų paremti jūsų idėja, juos lengvai skaityti ir suprasti, suskirstyti juos į kelias dalis.

Klaidingas

„Remiantis neseniai paskelbta vyriausybės ataskaita, fizinės veiklos grupės yra labai svarbios, nors tik kelios bendrovės įrodo savo įsipareigojimą skatinti tokius darbuotojus. Daugelis įmonių tokias grupes apibrėžia kaip nepakankamai įvertintą turtą, tačiau jos neturi plano įvesti tokias grupes šiame sektoriuje, nors tinkamumas yra glaudžiai susijęs su įmonių ir asmenine sėkme. Manau, kad jei mes neįvedame tokių fizinių grupių mūsų įmonėje, mes išliksime gerokai už konkurentų. “

Teisė

„Biuro sporto salė leis:
- sumažinti nedalyvavimą
- padidinti bendrą našumą “

4. Remkite kiekvieną argumentą su įrodymais.

Jei rašote raštą, sudarytą iš tvirtų argumentų, jis gali būti suvokiamas kaip patikima asmeninė nuomonė ir ne daugiau. Kiekvienam argumentui reikia įrodymų. Kaip dar suprasti, kad tai tikrai veikia?

Klaidingas

„Biuro treniruoklių salė būtų tinkamas sprendimas, nes žmonės mieliau eitų į darbą, o ne namuose. Tai taip pat padės sumažinti bendrą biuro paplitimą. “

Teisė

„Sumažinti nedalyvavimą. Remiantis Nacionalinių sveikatos institutų atliktu tyrimu, kuriame dalyvavo 1000 įmonių, turinčių gimnazijas biuruose, darbuotojų trūkumas šiose įmonėse yra 20 proc. Mažesnis nei tų įmonių, kuriose tokių įrenginių nėra. “

5. Pakartokite savo išvadą kaip raginimą veikti.

Rašto pabaigoje pakartokite savo išvadą pačioje pradžioje. Tik dabar, kai raginama imtis konkrečių veiksmų. Tokiu būdu jūs atnešite gavėjui konkrečią išvadą, kurią jis turi nuskaityti po jūsų laiško. Šis skundas turėtų būti paprastas ir konkretus.

Klaidingas

„Būsime labai dėkingi, jei palaikysite šį projektą.“

Teisė

„Jei atsakysite į šį laišką teigiamai, aš iš karto pradėsiu procesą.“

6. Nurodykite naudą temos eilutėje

Laiško teminė eilutė yra beveik svarbiausia. Kadangi jis turėtų laukti pagrindinio laiško temos ir pritaikyti gavėją taip, kaip norite. Štai kodėl turėtumėte užpildyti paskutinę vietą po to, kai parašėte visus argumentus ir įrodymus, pagrindžiančius jūsų pagrindinę išvadą.

Idealiu atveju laiško tema turėtų išspręsti dvi svarbias užduotis: ji turėtų dominti gavėją, kad jis atidarytų ir skaitytų laišką; ir tai turi būti išvada, kurią norite perduoti gavėjui.

Daugeliu atvejų geriausias būdas atlikti abi užduotis vienu metu yra rašyti apie naudą, kurią galima gauti priimant norimą sprendimą.

Klaidingas

"Poveikis darbuotojų sveikatai sporto salių įrangoje biuruose"

Teisė

„Kaip sumažinti darbuotojų nebuvimą?“

Įdomu jūsų nuomonė. Kaip reaguotumėte į abi galimybes ir kokias taisykles laikytumėte rašydami tokius laiškus?

<

Populiarios Temos