„0 gaunamas“ - aiški sistema, skirta išlaikyti nulinį pašto dėžutę

<

Perskaitę šį straipsnį, tapsite el. Laiškų karaliumi. Sąžiningai.

Daugeliui el. Paštas vis dar yra nepaskirstytas darbo įrankis ir kasdienės kančios. Kažkas turi septynis gautus laiškus, ir dabar jis greitai juos išardys. Kažkas turi 46 pašto dėžutes, bet jis taip pat juos išgręžs per vieną dieną, nes jis yra įpratęs. Kiekvienam asmeniui yra tam tikra riba gaunamų laiškų skaičiui per dieną, kurią jis gali tvarkyti neatidėliodamas kitos dienos duomenų apdorojimo ir atitinkamai, nesukuriant blokų elektroniniame laukelyje. Šią ribą galite pavadinti „natūralu“.

Jei yra daugiau laiškų nei asmuo gali tvarkyti, tada reikia pakeisti savo požiūrį į el. Pašto valdymą. Tai padidins ribą iki tam tikro atvejo reikalaujamos vertės. Reikia tvarkyti 100 el. Laiškų per dieną? Taigi galite ir 100, tiesiog naudokite teisingą metodą dirbdami su paštu. Kuris iš jų? Dabar pasakykite.

Vienintelis rodiklis, kad asmuo susiduria su paštu, darbo dienos pabaigoje yra nulis. Pagrindinis kompetentingo gaunamo apdorojimo principas yra supratimas prieš jus. Pirmiausia reikia išmokti aiškiai klasifikuoti raides ir žinoti, ką daryti su kiekvienu tipu.

Visi gaunami laiškai gali būti suskirstyti į septynias kategorijas:

  1. Nereikia atsakyti, nereikia skaityti. Yra dvi raidžių rūšys: archyvas arba ištrynimas. Jei gausite kitą informacinį biuletenį, kurio niekada neskaitėte, tada pasistenkite sau - atsisakykite. Vienas veiksmas mainais už dešimčių tokių laiškų atsikratymą ateityje. Norime sužinoti, kaip susidoroti su laiškų srautu per dieną? Mažiau srauto lengviau. Nebijokite praleisti kažko svarbaus. Iš tiesų reikalinga informacija jums bus suteikta kitu būdu ir bent vieną kartą pasirodys prieš jus.
  2. Su failų priedais. Tai gali būti pranešimas apie poreikį mokėti už kažką ar informaciją apie dabartinį ar būsimą darbą. Tokioms raidėms naudinga sukurti atskirus aplankus, bet be fanatizmo. Ar per daug aplankų? Supaprastinti. Norint vėliau rasti kažką reikalingo, jums nereikia tūkstančio aplankų, bet gebėjimo naudoti pašto siuntėjo paieškos funkcijas.
  3. Atsakykite į pageidavimą. Atrodo, kad atsakymas yra neprivalomas, tačiau kartais yra naudingas. Tada elkitės tik dėl situacijos.
  4. Su laiku peržiūrėti. Įdomu skaityti, bet nebūtinai. Pabandykite kreiptis į šią ir ankstesnes kategorijas kuo daugiau raidžių. Tai yra raktas į efektyvų pašto tvarkymą.
  5. Reikia atsakyti šiandien. Viskas yra paprasta: paimkite ir atsakykite dabar, jei kažkas yra neatidėliotina, arba darbo dienos pabaigoje.
  6. Reikia atsakyti, bet ne šiandien. Elektroninio pašto grožis yra tai, kad tai nėra pokalbis ar telefonas. Niekas nesitiki ir neturėtų tikėtis greito atsakymo el. Paštu, jei tai nepaminėta laiško antraštėje. Jei atsakymo pateikimo terminas yra tam tikra diena, arba jūs pats žinote ir suprantate, kiek laiko reikia atsakyti, įdėkite tokias raides į atitinkamą aplanką. Pavyzdžiui, „Atsakyti pirmadienį“, „Atsakyti antradienį“ ir pan. Dabar sukurkite sau kontrolinį sąrašą, kuriame yra elementas „Ryte, apdoroti paštą, atidedamas šiandien“. Tokiems tikslams taip pat yra specializuoti automatizavimo įrankiai: „RightInbox“, skirta „Gmail“, „FollowUpThen.com“ ir „FollowUp.cc“.
  7. Nesuprantamas laiškas. Yra tokių raidžių, kurias sunku priskirti vienai iš kategorijų. Negalima kankinti save apmąstymų ir sutikti su savimi perduoti tokius laiškus vienai iš pirmiau išvardytų kategorijų.

Remiantis šia klasifikacija, mums reikės 2, 3, 4 ir 6 kategorijų aplankų.

El. Pašto apdorojimo taisyklės

  • Leiskite 30 minučių darbo dienos pabaigoje įvesti gautuosius į nulį. Tai yra veiksmingesnė nei bandoma nedelsiant reaguoti į kiekvieną laišką. Žmonės nėra daugiafunkciniai. Mažiau blaškymas ir perjungimas - didesnis efektyvumas.
  • Ką daryti su skubiais laiškais? Nustatykite intervalą, kuriuo dienos metu pažymėsite langelį. Pavyzdžiui, kartą per valandą. Pažymėkite langelį skubiems svarbiems laiškams ir, jei tokių nėra, grįžkite į darbą. Prisiminkite pašto pranašumą: tai nėra tiesioginės sąveikos priemonė. Gali būti, kad vienoje iš neatidėliotinų laiškų minėta problema bus išspręsta be jūsų dalyvavimo dienos pabaigoje, arba dienos pabaigoje gausite daugiau informacijos, kuri išspręs problemą greičiau ir efektyviau.
  • Bet kuriuo metu, kai nekontroliuojate laiško, laikykite jį uždarytą. Išjungti pranešimus. Atsikratykite blaškančio įeinančių laiškų skaičiaus svarstymo. Dabar jūs turite kitą darbą, o laiško laikas dar neatėjo. Akivaizdu, kad abejonių dėl šio požiūrio teisingumo nepamirškite: jūs nesate branduolinėje elektrinėje, bet net jei buvote ant jo, jūs buvote informuoti apie reaktoriaus perkaitimą bet kuriuo atveju ne el.
  • Pasinaudokite savo noru baigti darbo dieną, kad pagreitintumėte pašto apdorojimą. Todėl dienos pabaigoje rekomenduojama išardyti gautuosius į nulį. Turite 30 minučių ir norite greitai baigti viską. Tiesą sakant, paaiškėja, kad žaidimas yra tam tikras, bet taip pat galite tikslingai valdyti el. Pašto apdorojimą.
  • Trumpai ir tiksliai rašykite.
  • Būkite teigiami ir draugiški. El. Laiškai gali kurti ir sunaikinti santykius. Užuot sprendę tikrai svarbius klausimus, žmonės kartais stengiasi skambinti savo priešininkui kaip idiotas kaip subtiliai ir paslėpti, o visas tekstas yra pastatytas ant jo. Nėra nieko keista, kad jūsų teigiamas laiškas adresatui būtų išreikštas su nedideliu maloniu fraziu laiško kūne. Jūsų draugiškumas sugrįš į jus, ir korespondencija taps daug prasmingesnė ir efektyvesnė.
  • Jūs turite rake raides atvirkštine tvarka. Ir vienintelis būdas. Atrodo logiškiau pradėti nuo senesnių laiškų, bet mūsų tikslas yra nulinis pašto dėžutė, o tai reiškia, kad mes gausime pirmąjį laišką, kurį gausime iki darbo dienos pabaigos. Jei pasiliksite ir pradėsite palikti paskutines šiandien gautas laiškus rytoj, visa technika nustos veikti. Kodėl jūs netgi turite mokytis kompetentingo darbo su paštu, jei nesilaikote pagrindinės taisyklės? Toliau dirbti taip, kaip anksčiau, ir kentėkite.
  • Atidarykite tik būtinas raides, siunčiant į archyvą arba ištrinkite likusias. Mes taip pat piktnaudžiaujame nereikalingų dalykų prenumerata (priešingai, prenumerata „PC-Articles“ yra labai reikalinga), todėl gauname daugiau informacijos nei galime skaityti. Kaip atskirti reikiamas raides? Yra viena paprasta, bet labai veiksminga taisyklė: atidarykite tik tuos laiškus, kurie jums yra skirti konkrečiam asmeniui. Likusi dalis - vienoje iš straipsnio pradžioje aprašytų kategorijų apie situaciją.
  • Sukurkite šablonus. Dažnai atsakymai į laiškus yra gana standartiniai, ty rašote tą patį. Ar pastebėjote, kad dažnai rašote šią frazę? Padarykite šabloną, skirtą greitai kopijuoti arba įklijuoti ją pačioje pašto tarnyboje.
  • Jei laiškas apdorojamas ir dar yra laiko, turite jį naudoti efektyviai. Mes einame į 3, 4 ir 6 raidžių kategoriją ir tenime įsakymą.

Ši pamoka, kuri, kaip pastebėjote, yra teisingas rūšiavimas, yra puikus papildymas bendresniems „LinkedIn“ generalinio direktoriaus Jeff Weiner patarimams. Taip pat nepraleiskite 10 „Leo Babauts“ adresų patarimų. Iš tiesų, yra daug papildomų būdų, kaip gauti maksimalią naudą iš el. Išbandykite metodus, taikomus sau, analizuokite rezultatus ir nepamirškite palikti savo patarimų, kaip pagerinti komentarų darbo su el. Paštu efektyvumą.

Vaizdas: Foto kreditas: Carlo Mirante per „Compfight“ cc
<

Populiarios Temos