Kaip ne panikauti klientus ir partnerius: blogi įpročiai rašant el. Laiškus

<

Kai kurios klaidos, padarytos rašant el. Laiškus, adresato nepastebimos. Kad nebūtų parodyti neprofesionalūs, patikrinkite sunkiausius iš jų.

Darbe daug žmonių tiesiogine prasme puola daugybė el. Laiškų, į kuriuos reikia atsakyti. Žinoma, labai sunku susidoroti su tokiu užduočių kiekiu ir tai daryti kompetentingai. Nepaisant to, yra klaidų, kurios turėtų būti vengiamos.

Norint, kad jūsų laiškai taptų fantastikos šedevrais, būtinas el. Laiškų rašymo etiketas. Tai visiškai nenaudinga. Bet jei jūs galite atsikratyti įpročių, rodančių, kad trūksta profesionalumo, jūsų reikalai bus daug sėkmingesni.

Kokios yra didžiausios klaidos rašant el. Laiškus dažniausiai?

1. Piktnaudžiavimas ženklu „Skubus“

Jei elgiatės kaip palyginamasis berniukas, kuris šaukė „Vilkai! Vilkai! ”, Ir įdėkite ženklą„ Skubus “visoms raidėms iš eilės, tada labai greitai adresatai nebesikels jus rimtai. Kai tikrai reikia skubaus atsakymo, niekas nepaisys šio ženklo.

2. Pernelyg didelis neformalumas

Ryšio stiliaus pasirinkimas priklauso nuo jūsų ir partnerio santykių kokybės. Pernelyg didelis neformalumas rodo profesionalumo stoką.

Pabandykite naudoti šauktuko, šypsenėlių, spalvoto kodo, išgalvotų šriftų, interneto žargono ir santrumpų. Jie neabejotinai nepadės susidaryti patyrusio darbuotojo įvaizdžio.

Taip pat atkreipkite dėmesį į tai, kad kai kurie žmonės nesupranta akronimų gerai. Ypač atidžiai pasirinkite bendravimo su užsieniečiais ir kitų kartų atstovais toną.

Atminkite: verslo laiškas turėtų būti lengvai skaitomas. Norėdami tai padaryti, naudokite „Arial“, „Calibri“ arba „Times New Roman“ šriftus, nustatydami dydį iki 10 arba 12 vienetų. Kalbant apie spalvą, geriausia likti ant juodo.

3. Per šaltas ryšio tonas

Tuo pat metu adresatas neturėtų bendrauti su robotu. Kai kurie laiškai iš realių žmonių atrodo kaip jie yra balso pašto pranešimai.

Jei jūsų laiškas parodys jūsų asmenybę, entuziazmą, jis padės sukurti teigiamą gavėjo, kaip verslo partnerės, požiūrį. Svarbiausia - nepervertink.

4. Piktnaudžiavimas funkcija „Atsakymas visiems“

Elektroniniai pranešimai nėra skirti juos paversti jaukiais pokalbiais. Jei atsakote į pranešimą, kuris buvo išsiųstas žmonių grupei, prieš spustelėdami mygtuką „Siųsti visiems“, įsitikinkite, kad jūsų atsakymas tikrai įdomus ir būtinas kiekvienai grupei.

5. Pranešimo persiuntimas be siuntėjo sutikimo.

Tai bent jau erzina. Ir galbūt gerokai pakenktų jūsų patikimumui.

Nesvarbu, ką jūs pirmyn. Galbūt norėtumėte nusiųsti savo klientui žinutę savo viršininkui, kuriame buvo paminėtas šis klientas. Arba negalite atsispirti pagundai įtraukti savo kolegą į laiško gavėjų, turinčių tam tikrą asmeninę informaciją, grandinę. Bet kokiu atveju, nedarykite to be siuntėjo leidimo.

6. Paslėptų laiškų kopijų siuntimas

Kai siunčiate kažką paslėptą laiško kopiją, kitas žmogus gauna mintį: „Kas dar tu atsiuntė tokią kopiją?“ Tai sukelia netikėjimą ir sukelia jausmą, kad kažką slepiate.

Jei norite išsiųsti laišką tiems, kurie neturėtų dalyvauti ekspedijavimo grandinėje, tiesiog nukopijuokite ir įklijuokite norimą tekstą į atskirą naują pranešimą.

7. Netiksli formuluotė.

Jei lauke „Pranešimo tema“ įvedate kažką panašaus į „Tai aš“, „Sveiki“ arba „Jūsų informacija“, adresatui nesuteikiama jokios idėjos apie laiško turinį. Todėl tikėtina, kad jūsų pranešimas net nebus perskaitytas.

Jei vykdote verslo korespondenciją, jūsų laiško tema turėtų būti trumpa, prasminga ir tiksli. Jei gavėjas iš karto supranta, ką jam rašote, greičiausiai jis perskaitys jūsų laišką ir greičiau atsakys.

8. Asmeninis piktnaudžiavimas

Anekdotai, liesti pasakojimai ir motyvuojančios citatos kartais yra labai svarbūs. Tačiau daugeliu atvejų jie greitai padengia gavėją. Negalima bombarduoti savo kolegų pašto dėžučių be prasmės pranešimų, net jei tai darote geriausiais ketinimais. Anksčiau ar vėliau adresatai paprasčiausiai pradės ištrinti tokius laiškus be skaitymo.

9. Atsakymai

Nesistenkite išreikšti laiške teisingą pyktį adresatui, net jei jis nusipelno tokios reakcijos. Net jei laukiate savo siuntinio porą mėnesių. Tiesiog nedarykite. Žmonės visuomet prisimena grubumą, ir tai labai paveiks jūsų verslo įvaizdį.

Vietoj to, parašykite pranešimą, kurį ketinate siųsti adresatui, kuris jus supykdė, ir palikite jį porą dienų „Drafts“ aplanke. Tada redaguokite ir pašalinkite visas šiurkščias frazes. Taigi galite parodyti savo profesionalumą.

10. Susipažinimas

Jei labai gerai žinote žinutės gavėją, kartais galite sau leisti pora gražių paguodų. Bet jei tai yra jūsų verslo partneris ar klientas, laikykitės mandagaus bendravimo tono. Laiško „Pamatykime netrukus!“ Užbaigimas Šiuo atveju būtų netinkamas.

11. Naudojant juokingą el. Pašto adresą

Frilly, vulgarūs ar atvirai juokingi adresai pritrauks neigiamą jūsų pranešimų gavėjų dėmesį. Jei negalite dalyvauti „[email protected]“ paskyroje, sukurkite atskirą verslo korespondencijos paskyrą.

12. Daugybė klaidų

Pranešimų siuntimas iš telefono nepašalina jūsų pareigos tikrinti el. Laiškus dėl klaidų. Jei per vieną raidę padarote daugiau nei vieną spausdinimo klaidą, jums tai ne pats geriausias. Jei jums reikia išsiųsti pranešimą kelyje, labai svarbu atidžiai jį peržiūrėti prieš siunčiant.

13. Pranešimų siuntimas anksti ryte

Kartais, kai anksti atsikeliate ir jaučiatės gana produktyvus, jūs esate linkę greitai išspręsti verslo korespondenciją. Tačiau dauguma gavėjų atkreipia dėmesį į laiško siuntimo laiką. Jei atsiųsite pranešimą ryte tris kartus, tuomet geriausiu atveju bus laikomas darbkaroliu, o blogiausiu atveju - ne visiškai sveikas žmogus.

Jei naktį radote įkvėpimo, tiesiog įrašykite raštą ir išsiųskite jį darbo valandomis.

14. Per ilgų raidžių sudarymas

Dauguma žmonių tiesiog žiūri per pranešimus neperskaitę teksto. Turėkite tai omenyje rašydami laišką. Dideli teksto blokai apsunkina skaitymą, todėl padalinkite pranešimą į mažas dalis.

Naudokite sąrašus. Jie dar labiau supras jūsų laišką. Be to, galite pažymėti svarbiausias pranešimo dalis kursyvu arba paryškintu šriftu.


Venkite aprašytų klaidų ir tada galėsite sukurti gerą įspūdį apie save, kuris neabejotinai prisidės prie jūsų karjeros.

<

Populiarios Temos