7 patarimai dėl buvusio „Google“ darbuotojo darbo su „Gmail“

<

Jei šimtai gaunamų el. Laiškų ir nuolatinis dėmesys el. Laiškams neleidžia sutelkti dėmesio į pagrindinę veiklą, šis straipsnis yra skirtas jums. Rudolf Dutel (Rodolphe Dutel), buvęs „Google“ darbuotojas, pasakė, kaip dirbti su „Gmail“ be galvos skausmo.

2011 m. Rudolf Dietel pradėjo dirbti „Google“. „Mano pirmoji darbo diena„ Google “biure buvo tokia, kaip Hario Poterio atvykimas į„ Švyturį “: jūs daug nerimaujate, kaip ir pirmąją dieną mokykla, ką daryti, taip pat neaišku“, - prisimena Rudolphas. „Todėl džiaugiuosi bet kokiu man patikėtu verslu ir galimybe išmokti kažką naujo.“

Per artimiausius dvejus metus jis turėjo glaudžiai bendradarbiauti rengiant bendrovės darbuotojus dirbti su „Gmail“ pašto paslaugomis, taip pat ir įmonių pardavimu.

„Dunel“ nebėra „Google“ sąraše, dabar jis yra buferinės bendrovės ir „Remotive“ projekto įkūrėjas - nuotolinio darbuotojo elektroninis savaitinis darbuotojas. Tačiau jis vis dar naudoja kai kuriuos lustus, su kuriais jis mokė savo buvusius kolegus.

Kaip sutramdyti el. Paštą: 7 žudiko patarimai, kaip dirbti su „Gmail“

Kartais atidarius jūsų pašto dėžutę pirmadienio rytą, tai yra apreiškimas. Atrodo, kad suprantama, kad begalinis raidžių srautas fiziškai neįmanomas.

Šiandien el. Paštas nenaudojamas, išskyrus nutolusius kaimus, kuriuose nėra nei elektros, nei ląstelių bokštų. Remiantis „McKinsey Global Institute“ tyrimų duomenimis, vidutiniškai trečdalį mūsų darbo dienos praleidome atsakydami į el. Laiškus.

Vidutinis kvalifikuotas darbuotojas praleidžia iki 28% naudingo laiko analizuojamo el. Laiško. Tai maždaug 13 valandų per savaitę.

Žinoma, aš nenoriu sutikti su tokiu liūdna statistika. Be to, kiekvienas nori praleisti laiką kažkam naudingiau. Šiuo tikslu „Dyutel“ daug laiko praleido bandydamas „Gmail“, komunalinių paslaugų ir paslaugų galimybes, pabrėždamas septynias naudingiausias, jo nuomone, kasdieniniam naudojimui. Galbūt darbo korespondencija nėra toks ilgas dalykas.

1. Naudokite mygtuką „Atšaukti siuntimą“

Ar kada nors manėte, kad spustelėję „Siųsti“ staiga pastebėjote kai kuriuos erzinančius rašmenų rašmenis? Esu įsitikinęs, taip.

Nuo šiol nieko daugiau nebijoti: jūs turite funkciją atšaukti siuntą, kurios naudojimas yra griežtai privaloma sąlyga tiems, kurie nusprendė rimtai kontroliuoti savo brangų darbo laiką.

Funkciją galite įjungti į meniu ir pažymėti atitinkamą funkciją: „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Atšaukti siuntimą“. Jei norite, atšaukimo laikotarpis gali būti nustatytas 10, 20 arba 30 sekundžių.

Išbandykite patys, man tai patiko!

2. Naudokite šablonus, kad sutaupytumėte laiko.

Rašome milžinišką skaičių tos pačios rūšies raidžių, panašių vienas į kitą kaip du lašai vandens. Kartais laikome naujų laiškų, kuriuos anksčiau parašėme kitiems žmonėms, pagrindą. Pavyzdžiui, pardavėjams tai yra patogu ir gali žymiai sutaupyti laiko.

Tad kodėl gi ne parengti kelis šiems pranešimams skirtus šablonus, o ne kartoti tą patį? Galų gale, pakeitus keletą žodžių ir posūkių, daug lengviau nei vėl rašyti. Svarbiausia - nepamirškite perskaityti.

Paruoškite ir išsaugokite keletą pavyzdinių atsakymų, kuriuos galite naudoti vėliau, jei reikia.

Norėdami įjungti funkciją „Reagavimo šablonai“, pereikite į „Lab“ skirtuką nustatymų meniu.

Šios neįtikėtinai naudingos funkcijos dėka Rudolphas ir jo brolis sugebėjo rankiniu būdu išsiųsti savo kontaktinius duomenis į pirmuosius pusantro tūkstančio „Remotive“ abonentų standartiniame adresų sąraše.

3. Naudokite neprisijungus prieigos funkciją.

Kitas triukas, kurį išmokome iš „Dutel“: kaip toliau dirbti su „Gmail“ be prieigos prie interneto.

Galbūt kai kurie iš jūsų mėgsta atsijungti nuo kitų tam, kad visiškai atsidurtumėte kūrybinėms užduotims. Tačiau daugeliu atvejų, be aplanko „Gautieji“, kur jūs, pvz., Atmetėte techninę užduotį, tiesiog negalite. Kaip būti?

Visoms kelionėms traukiniu, atvejais, kuriuose yra mokama ar ribota prieiga prie „Wi-Fi“ tinklo ir kitų nenumatytų aplinkybių, galite naudoti funkciją „Neprisijungęs“. Tai leidžia skaityti, atsakyti, ieškoti ir archyvuoti laiškus be prieigos prie interneto.

Tai tikrai patogu, nes šis režimas leidžia dirbti ne tik su el. Paštu, bet ir su „Google“ disku ir „Google“ dokumentais.

4. Ar neturite laiko? Pauzė

Kartais gaunami pranešimai tiesiog patenka į langelį vienas po kito, erzina ir blaško dėmesį į darbą, kurį mes sutelkiame. Vienas, du, keturi, dešimt naujų raidžių ... Ir kas, jei yra nieko svarbaus?

Geriausias šios problemos sprendimas, kaip teigia Dyutelya, buvo funkcija „Inbox Pause“. Šios funkcijos reikšmė yra labai paprasta: sustabdyti gaunamo korespondencijos srautą, jei esate užimtas su kažkuo svarbiu dalyku, o kai atleidžiate nuo rūpesčių ir apakinti kalendoriaus įvykių, grįžkite į juos taip, tarsi tuos pačius sekundes gavote, eidami į puslapio skirtuką su paštu.

5. Atsisakykite nereikalingų adresatų sąrašų.

Taigi paaiškėja, kad sunku visiškai atsikratyti visų tipų laiškų jūsų darbo el. Pašto dėžutėje. Kaip atsikratyti tų, kurie jums visai nėra įdomūs?

Susipažinkite su Unroll.me - programa, kuri padeda jums organizuoti laiškus geriausiu būdu per kelias minutes. Kai tik užsiregistruosite paslaugai, atidarykite adresų sąrašą, prie kurio esate užsisakę. Tada atsisakykite prenumeratos iš nereikalingų.

6. Įgalinti dviejų pakopų autentifikavimą.

Atrodo, kad „Gmail“ žino beveik viską apie mus: su kuo mes bendraujame, kokias nuotraukas ieškome paieškoje, ką saugome „Dokumentuose“. Galime pasakyti, kad tai yra tam tikras skrydžių valdymo centras ir pagrindinė vadovybės būstinė - visos čia esančios nuorodos, pavyzdžiui, keliai į Romą. Taigi, pirmiausia reikia imtis saugos.

Geriausiu būdu su šia užduotimi bus sprendžiama dviejų etapų autentifikavimo funkcija. „Dvi“, nes norint apsaugoti jūsų informaciją, jums reikės ne tik savo pašto dėžutės slaptažodžio, bet ir unikalaus kodo, kurį gausite kiekvieną kartą, kai bandysite pasiekti langelį iš mobiliosios programos ar SMS žinučių.

Rudolphas pataria atkreipti dėmesį į „1Pasword“ paslaugą.

Daugelis kitų populiarių paslaugų, pvz., „Dropbox“, „Facebook“ ir „Twitter“, taip pat naudojasi dviejų etapų autentifikavimu.

Beje, siekiant užtikrinti duomenų saugumą, svarbu užtikrinti, kad jūsų „Gmail“ paskyra nebūtų naudojama keliuose įrenginiuose vienu metu, pavyzdžiui, dviejuose kompiuteriuose vienu metu.

7. Naudokite daugiau informatyvių pranešimų.

Daugelyje pasiuntinių vienu metu naudojamos kelios būsenos: „Išsiųstos“, „Pristatytos“, „Skaityti“. Čia ir ten, pavyzdžiui, „Facebook“, piktogramos naudojamos šiems pranešimams žymėti.

Yra panašus sprendimas „Gmail“ paslaugai - „Sidekick“. Tai geras taikymas tiems, kurie ieško darbo, arba darbas, susijęs su pardavimu: labai patogu gauti išsiųstų el. Laiškų statusą.

Dabar šiek tiek daugiau žinote apie saugumą ir laiko taupymą dirbdami su „Gmail“. Tikimės, kad patyrusių specialistų patarimai padės jums tapti produktyvesni.

Ar žinote bet kokių paslapčių, kurias Rudolphas nesakė? Pasidalykite su mumis komentarais apie straipsnį!

Vaizdas: Aleksejus Boldinas / shutterstock.com
<

Populiarios Temos