3 patarimai, kurie padės jums laiku baigti susitikimus

<

Sužinokite, kaip gauti daugiau naudos iš susitikimų, sumažinkite jų trukmę tik 5–10 minučių.

Jei dieną numatyti keli susitikimai, vienas ilgas susitikimas gali sutrikdyti visus planus. Verslininkas Patrick Ewers siūlo tris strategijas, kaip tai išvengti.

1. Prieš susitikimą: sutrumpinkite posėdį

Dažniausiai susitikimai trunka pusvalandį arba valandą. Tokie laikotarpiai yra patogiausi kalendoriui. Tačiau dėl to paaiškėja, kad vienas susitikimas prasideda iš karto po kito. Dėl to yra daug nepatogumų.

Pakeiskite pusvalandžių susitikimus su 25 minučių ir valandų susitikimais 50 minučių. Turite pakankamai laiko daryti viską, kas anksčiau. Tačiau tarp dviejų susitikimų, po vienas po kito, paliekama mažai laiko pasirengimui, poilsiui ar problemų sprendimui.

Kad nepažeistumėte nė vieno dalyvio, įspėkite apie pakeitimus iš anksto. Vykdydami susitikimą tiesiog paminėkite, kad jūsų susitikimai trunka 25 ar 50 minučių.

2. Susitikimo metu: priminti dalyviams susitikimo tikslą ir kartu apibendrinti

Pirmosios susitikimo minutės yra labai svarbios. Naudokite juos, kad primintų visiems, ką susirinkote ir kiek ilgai truks susitikimas. Paminėkite, kad turite apie 50 minučių, kad galėtumėte aptarti visus klausimus, o paskutiniai penki - į diskusiją. Tada niekas nustebins, kad po 45 minučių pradėjote išjungti susitikimą. Labiausiai tikėtina, kad kiti dalyviai netgi bus dėkingi, nes ne tik savo laiką, bet ir juos.

Įdėkite priminimą ar žadintuvą, kuris skambės po 45 minučių, ir įdėkite telefoną ant stalo, kad kiekvienas prisimintų laiką ir nebūtų išsiblaškęs. Kai signalas skamba, užbaigite susitikimą, nepaisant jūsų viešnagės.

Jei neturite laiko išspręsti visas problemas, per likusias penkias minutes suplanuokite naują susitikimą kitą dieną. Taip pat:

  • pakartokite, kurie iš jų įsipareigojo;
  • trumpai išvardykite pagrindines išvadas;
  • susitarti dėl tolesnių veiksmų;
  • pasidalinkite kažkuo teigiamu, pvz., pasakykite man, kas jums patiko apie šį susitikimą.

3. Po susitikimo: trumpai apžiūrėkite susitikimą ir pasiruoškite kitam

Po 50 minučių susitikimo turėtumėte likti 10 nemokamų minučių. Pirmieji penki išleidžiami analizuojant pagrindinius ankstesnio posėdžio punktus, kad nieko nepamirštumėte. Taip pat rašykite laišką visiems dalyviams, kad primintumėte apie priimtus sprendimus ir prisiimtus įsipareigojimus. Tai padidins praleisto laiko naudą, be to, tai suteiks kažką dar vertingesnio - užbaigimo jausmą.

Praleiskite antrą penkias minutes ruošdamiesi būsimam susitikimui. Jei jau esate susipažinę su dalyviais, prisiminkite:

  • kokius klausimus reikia aptarti;
  • kokias ankstesnes užduotis reikėjo atlikti;
  • ką žinote apie dalyvius: jų profesinius ir asmeninius interesus.

Jei nesate susipažinę su asmeniu, su kuriuo susitiksite, ieškokite informacijos apie jį: nurodykite vardą ir pareigas, peržiūrėkite profilius socialiniuose tinkluose. Ir pagalvokite apie frazę, su kuria norite pradėti pokalbį.

<

Populiarios Temos